Standardization ng Address 101: Mga Benepisyo, Paraan, at Mga Tip

Standardization ng Address 101: Mga Benepisyo, Paraan, at Mga Tip

Kailan mo huling nakitang ang lahat ng address sa iyong listahan ay sumusunod sa parehong format at walang error? Never, right?

Sa kabila ng lahat ng hakbang na maaaring gawin ng iyong kumpanya upang mabawasan ang mga error sa data, matugunan ang mga isyu sa kalidad ng data – gaya ng mga maling spelling, nawawalang field, o mga nangungunang puwang – dahil sa manual na pagpasok ng data – ay hindi maiiwasan. Sa katunayan, Propesor Raymond R. Panko sa kanyang publish na papel itinampok na ang mga error sa data ng spreadsheet lalo na ng maliliit na dataset ay maaaring nasa pagitan ng 18% at 40%.  

Upang labanan ang problemang ito, ang pagtugon sa standardisasyon ay maaaring maging isang mahusay na solusyon. Itinatampok ng post na ito kung paano makikinabang ang mga kumpanya mula sa pag-standardize ng data, at kung anong mga pamamaraan at tip ang dapat nilang isaalang-alang upang magdulot ng mga inaasahang resulta.

Ano ang Address Standardization?

Ang standardisasyon ng address, o pag-normalize ng address, ay ang proseso ng pagtukoy at pag-format ng mga talaan ng address alinsunod sa mga kinikilalang pamantayan ng serbisyo sa koreo gaya ng inilatag sa isang awtoritatibong database tulad ng sa Serbisyong Postal ng Estados Unidos (USPS).

Karamihan sa mga address ay hindi sumusunod sa pamantayan ng USPS, na tumutukoy sa isang standardized na address bilang, isa na ganap na nabaybay, pinaikli gamit ang mga karaniwang pagdadaglat ng Postal Service, o tulad ng ipinapakita sa kasalukuyang Postal Service ZIP+4 file.

Mga Pamantayan sa Pag-address ng Postal

Ang pag-standardize ng mga address ay nagiging isang mahigpit na pangangailangan para sa mga kumpanyang may mga address na entry na may hindi pare-pareho o iba't ibang mga format dahil sa mga nawawalang detalye ng address (hal., ZIP+4 at ZIP+6 code) o mga bantas, casing, spacing, at mga error sa spelling. Ang isang halimbawa nito ay ibinigay sa ibaba:

Mga karaniwang address sa pag-mail

Gaya ng nakikita mula sa talahanayan, lahat ng mga detalye ng address ay may isa o maramihang mga error at walang nakakatugon sa kinakailangang mga alituntunin ng USPS.

Istandardisasyon ng address hindi dapat malito sa pagtutugma ng address at pagpapatunay ng address. Bagama't may mga katulad, ang pagpapatunay ng address ay tungkol sa pag-verify kung ang isang talaan ng address ay sumusunod sa isang umiiral nang talaan ng address sa database ng USPS. Ang pagtutugma ng address, sa kabilang banda, ay tungkol sa pagtutugma ng dalawang magkatulad na data ng address upang matiyak kung ito ay tumutukoy sa parehong entity o hindi.

Mga Pakinabang ng Pag-standardize ng mga Address

Bukod sa mga malinaw na dahilan ng paglilinis ng mga anomalya ng data, ang pag-standardize ng mga address ay maaaring magbigay ng isang hanay ng mga benepisyo para sa mga kumpanya. Kabilang dito ang:

  • Makatipid ng oras sa pag-verify ng mga address: nang walang pag-standardize ng mga address, walang paraan upang maghinala kung ang listahan ng address na ginamit para sa kampanya ng direktang mail ay tumpak o hindi maliban kung ibinalik ang mga mail o walang nakuhang mga tugon. Sa pamamagitan ng pag-normalize ng iba't ibang mga address, ang malaking oras ng tao ay maaaring i-save ng mga kawani na nagsasala sa daan-daang mga mailing address para sa katumpakan.
  • Bawasan ang mga gastos sa pagpapadala: Ang mga kampanyang direktang mail ay maaaring humantong sa mali o maling mga address na maaaring lumikha ng mga isyu sa pagsingil at pagpapadala sa mga kampanyang direktang mail. Ang pag-standardize ng mga address upang mapabuti ang pagkakapare-pareho ng data ay maaaring mabawasan ang ibinalik o hindi naihatid na mga mail, na nagreresulta sa mas mataas na mga rate ng pagtugon sa direktang mail.
  • Tanggalin ang mga duplicate na address: ang iba't ibang mga format at address na may mga error ay maaaring magresulta sa pagpapadala ng dobleng dami ng mga email sa mga contact na maaaring magpababa sa kasiyahan ng customer at imahe ng brand. Ang paglilinis ng iyong mga listahan ng address ay makakatulong sa iyong kumpanya na makatipid sa mga nasayang na gastos sa paghahatid.

Paano I-standardize ang mga Address?

Ang anumang aktibidad sa pag-normalize ng address ay dapat matugunan ang mga alituntunin ng USPS para maging sulit ito. Gamit ang data na naka-highlight sa Talahanayan 1, narito kung paano lalabas ang data ng address sa normalisasyon.

Bago at pagkatapos ng estandardisasyon ng address

Ang pag-standardize ng mga address ay nagsasangkot ng 4 na hakbang na proseso. Kabilang dito ang:

  1. Mag-import ng mga address: tipunin ang lahat ng address mula sa maraming data source – gaya ng mga Excel spreadsheet, SQL database, atbp. – sa isang sheet.
  2. Data ng profile upang suriin ang mga error: magsagawa ng data profiling gamit upang maunawaan ang saklaw at uri ng mga error na nasa iyong listahan ng address. Ang paggawa nito ay maaaring magbigay sa iyo ng magaspang na ideya ng mga potensyal na lugar ng problema na nangangailangan ng pag-aayos bago isagawa ang anumang uri ng standardisasyon.  
  3. Malinis na mga error upang matugunan ang mga alituntunin ng USPS: Kapag natukoy na ang lahat ng error, maaari mong linisin ang mga address at i-standardize ito alinsunod sa mga alituntunin ng USPS.
  4. Kilalanin at alisin ang mga duplicate na address: upang matukoy ang anumang mga duplicate na address, maaari kang maghanap ng mga dobleng bilang sa iyong spreadsheet o database o gumamit ng eksaktong o malabo na pagtutugma para i-dedupe ang mga entry.

Mga Paraan ng Pag-standardize ng mga Address

Mayroong dalawang natatanging diskarte sa pag-normalize ng mga address sa iyong listahan. Kabilang dito ang:

Mga Manu-manong Script at Tool

Maaaring manual na mahanap ng mga user ang mga run script at add-in para gawing normal ang mga address mula sa mga library sa pamamagitan ng iba't ibang

  1. Mga wika sa pag-Programa: Ang Python, JavaScript, o R ay maaaring magpagana sa iyo na magpatakbo ng malabo na pagtutugma ng address upang matukoy ang mga hindi eksaktong tugma ng address at maglapat ng mga custom na panuntunan sa standardisasyon upang umangkop sa iyong sariling data ng address.
  2. Mga imbakan ng coding: Nagbibigay ang GitHub ng mga template ng code at USPS API integration na magagamit mo para i-verify at gawing normal ang mga address.  
  3. Mga Interface ng Application Programming: Mga serbisyo ng third-party na maaaring isama sa pamamagitan ng API para i-parse, i-standardize, at patunayan ang mga mailing address.
  4. Mga tool na nakabatay sa Excel: Ang mga add-in at solusyon tulad ng YAddress, AddressDoctor Excel Plugin, o excel VBA Master ay maaaring makatulong sa iyo na i-parse at i-standardize ang iyong mga address sa loob ng iyong mga dataset.

Ang ilang mga benepisyo ng pagpunta sa rutang ito ay na ito ay mura at maaaring mabilis na gawing normal ang data para sa maliliit na dataset. Gayunpaman, ang paggamit ng mga naturang script ay maaaring masira nang lampas sa ilang libong talaan at sa gayon ay hindi angkop para sa napakalaking mga dataset o sa mga kumalat sa magkakaibang pinagmulan.

Software sa Pag-verify ng Address

Magagamit din ang isang off-the-shelf address na pag-verify at normalization software para gawing normal ang data. Karaniwan, ang mga naturang tool ay may kasamang mga partikular na bahagi ng pagpapatunay ng address - tulad ng pinagsama-samang database ng USPS - at mayroong out-of-the-box na pag-profile ng data at paglilinis ng mga bahagi kasama ang malabo na pagtutugma ng mga algorithm upang i-standardize ang mga address sa sukat.

Mahalaga rin na mayroon ang software CASS pagbigay ng sertipikato mula sa USPS at nakakatugon sa kinakailangang threshold ng katumpakan sa mga tuntunin ng:

  • 5-digit na coding – inilalapat ang nawawala o maling 5-digit na ZIP code.
  • ZIP+4 coding – inilalapat ang nawawala o maling 4-digit na code.
  • Tagapagpahiwatig ng Paghahatid ng Residential (RDI) – pagtukoy kung tirahan o komersyal ang isang address o hindi.
  • Pagpapatunay ng Delivery Point (DPV) – pagtukoy kung ang isang address ay maihahatid hanggang sa suite o numero ng apartment.
  • Pinahusay na Linya ng Paglalakbay (eLOT) – isang sequence number na nagsasaad ng unang paglitaw ng paghahatid na ginawa sa add-on na hanay sa loob ng ruta ng carrier, at ang pataas/pababang code ay nagpapahiwatig ng tinatayang order ng paghahatid sa loob ng sequence number. 
  • Locatable Address Conversion System Link (LACSLink) – isang awtomatikong paraan ng pagkuha ng mga bagong address para sa mga lokal na munisipalidad na nagpatupad ng 911 emergency system.
  • Mga katulongLink® nagbibigay-daan sa mga customer na magbigay pinahusay na impormasyon sa pagtugon sa negosyo sa pamamagitan ng pagdaragdag ng kilalang pangalawang (suite) na impormasyon sa mga address ng negosyo, na magbibigay-daan sa USPS delivery sequencing kung saan hindi ito magiging posible.
  • At higit pa ...

Ang mga pangunahing bentahe ay ang kadalian kung saan maaari nitong i-verify at i-standardize ang data ng address na nakaimbak sa magkakaibang mga sistema kabilang ang mga CRM, RDBM at Hadoop-based na mga repository at geocode data upang magbunga ng mga halaga ng longitude at latitude.

Tulad ng para sa mga limitasyon, ang mga naturang tool ay maaaring magastos nang higit pa kaysa sa manu-manong paraan ng pag-normalize ng address.

Aling Paraan ang Mas Mabuti?

Ang pagpili ng tamang paraan para sa pagpapahusay ng iyong mga listahan ng address ay ganap na nakasalalay sa dami ng iyong mga talaan ng address, teknolohiya stack, at timeline ng proyekto.

Kung ang iyong listahan ng address ay mas mababa sa sinasabing limang libong tala, ang pag-standardize nito sa pamamagitan ng Python o JavaScript ay maaaring maging isang mas mahusay na opsyon. Gayunpaman, kung ang pagkamit ng isang pinagmumulan ng katotohanan para sa mga address na gumagamit ng data na kumakalat sa maraming pinagmumulan sa isang napapanahong paraan ay isang mahigpit na pangangailangan kung gayon ang isang CASS-certified address standardization software ay maaaring maging isang mas mahusay na opsyon.